english version below

Privacy Policy

Via deze Privacy Policy informeert SOEBIT BV, u over de wijze waarop binnen onze organisatie wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Wanneer u vragen en/of opmerkingen heeft over de omgang met uw persoonsgegevens of over deze Privacy Policy, kunt u altijd contact met ons opnemen. Dit kan door een e-mail te sturen naar administratie@soebit.com

Persoonsgegevens
Welke gegevens verwerken wij?
SOEBIT BV kan persoonsgegevens van u verwerken wanneer u gebruikmaakt van onze diensten, zoals bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft voor een training, een brochure aanvraagt, telefonisch of per e-mail contact met ons opneemt of onze website bezoekt. De volgende persoonsgegevens kunnen, indien nodig, worden verwerkt:

• Naam en voorletters;
• Aanspreekvorm;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres; en
• (Post)adres.

Waarom verwerkt SOEBIT BV persoonsgegevens?

• Voor de registratie en administratieve afhandeling van uw inschrijving;
• Voor het verzorgen van de door u gekozen opleiding (uitnodiging, certificaat, etc.);
• Voor het bezorgen van studiemateriaal;
• Voor communicatiedoeleinden, zoals het verstrekken van cursusinformatie van SOEBIT BV en het informeren over vervolgtrainingen of ontwikkelingen in het geselecteerde vakgebied;
• Voor management- en kwaliteitsdoeleinden;
• In lijn met de geldende wet- en regelgeving: identificatie, bestrijding van fraude en overige wet- en regelgeving;

Delen wij uw persoonsgegevens met anderen?
In sommige (noodzakelijke) gevallen worden uw persoonsgegevens verstrekt aan accreditatieorganisaties, examenorganisaties, trainers. Dit wordt alleen gedaan wanneer dit noodzakelijk is voor een training. Met al deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om ervoor te zorgen dat uw gegevens goed worden beveiligd en dat er vertrouwelijk mee wordt omgegaan.

Bewaartermijn
Personen die zich hebben ingeschreven voor een training
De persoonsgegevens van personen die zich hebben ingeschreven voor een training dienen omwille van de belastingwetgeving 7 jaar na het volgen van de training te worden bewaard. Wanneer u zich ook heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief bewaren wij uw naam en e-mailadres tot u zich eventueel uitschrijft voor de nieuwsbrief.

Personen die meer informatie over een training hebben opgevraagd
De gegevens van personen die een informatieaanvraag hebben gedaan, worden tot 12 maanden na het ontvangen van de informatie over de betreffende training bewaard.

Beveiliging
SOEBIT BV neemt de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en neemt doorlopend adequate technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen met als doel misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Alleen geautoriseerde medewerkers van of namens SOEBIT BV hebben toegang tot de server en zo nodig inzage in de persoonsgegevens. De gegevens worden versleuteld opgeslagen op de server.

Cookies
Op onze website wordt geen gebruikgemaakt van cookies. Daarbij legt SOEBIT BV geen gegevens op persoonsniveau (IP-adres) vast. Met deze cookies kan informatie worden verzameld en opgeslagen. Deze informatie gaat over het websitebezoek of over (het apparaat van) de gebruiker.

Welke cookies gebruiken wij?
SOEBIT BV gebruikt analytische cookies. De functionele cookies zijn nodig om de website optimaal te kunnen gebruiken. De analytische cookies worden gebruikt om o.a. met behulp van Google Analytics te analyseren hoeveel gebruikers de website heeft en op welke manier de website gebruikt wordt. Dit wordt niet bijgehouden op persoonsniveau (IP-adres), maar wordt wel door Google opgeslagen op de servers in de Verenigde Staten (zie hiervoor het privacybeleid van Google).

Inzage, correctie en verwijdering
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen, indien dit niet in strijd is met de uitvoering van een overeenkomst of de geldende wet- en regelgeving. Neemt u hiervoor contact met ons op via administratie@soebit.com. Wij zullen binnen 4 weken op uw verzoek reageren.

Vragen of het indienen van een bezwaar
In het geval van vragen, bezwaren of klachten met betrekking tot de verzameling van persoonsgegevens en andere privacygevoelige informatie kunt u contact met ons opnemen via administratie@soebit.com.

Algemene voorwaarden SOEBIT BV, 

Op al onze opleidingen zijn de algemene voorwaarden van toepassing. Bij inschrijving gaat u akkoord met deze voorwaarden. Wij adviseren u dan ook om deze aandachtig door te nemen voordat u zich inschrijft.

1. Begrippen

In het navolgende wordt verstaan onder:

1. Opleidingsvoorwaarden: de in de navolgende artikelen vastgelegde bepalingen en voorwaarden die van toepassing zijn op door/via SOEBIT BV verzorgde opleidingen.
2. Klant: de (rechts)persoon in opdracht waarvan SOEBIT BV opleidingen verzorgt.
3. Opleidingen: alle door SOEBIT BV uitgegeven schriftelijke/online cursussen en georganiseerde bijeenkomsten, zoals maar niet beperkt tot een klassikale training, conferentie, in-company training, seminar, masterclass, post-HBO opleiding en/of congres.
4. Schriftelijke/online cursus: opleidingsvorm waarbij de deelnemer volgens een vooraf afgesproken interval de schriftelijke/online lesstof in zijn/haar eigen tempo doorloopt.
5. Klassikale training: opleidingsvorm waarbij deelnemers uit diverse organisaties dezelfde training volgen met bestaand opleidingsmateriaal en een vaststaand programma.
6. SOEBIT BV opleiding en/of coaching: opleidingsvorm waarbij de Opleiding op verzoek in-house wordt georganiseerd volgens een eventueel op maat gemaakt programma.
7. Online learning: een Schriftelijke cursus die door SOEBIT BV aan de Klant ter beschikking wordt gesteld via internet of andere elektronische weg.

2. Algemeen

Deze Opleidingsvoorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten met betrekking tot het verzorgen van Opleidingen door/via SOEBIT. De Opleidingsvoorwaarden staan op de website en kunnen op verzoek worden toegezonden.

3. Aanmelding en bevestiging

1. Aanmelding vindt plaats door inzending van een volledig ingevuld inschrijfformulier door Klant via email, per post of via het volledig ingevulde online inschrijfformulier op de website. Voorlopig reserveren voor een Opleiding kan telefonisch.
2. SOEBIT verzendt terstond, na ontvangst van de aanmelding, een schriftelijke bevestiging van inschrijving en een factuur. Indien de gewenste Opleiding is volgeboekt, wordt daarvan mededeling gedaan en zal een alternatief worden gezocht.

4. Prijzen en betaling

1. Alle prijzen zijn exclusief BTW en overige van overheidswege opgelegde heffingen, tenzij anders vermeld. Bij de prijs van Klassikale trainingen zijn inbegrepen de kosten van opleidingsmaterialen, lunch, koffie/thee en de locatiekosten, tenzij anders is vermeld bij de betreffende Opleiding.
2. Het factuurbedrag dient voor aanvang van de Opleiding, echter altijd binnen 30 dagen na factuurdatum, betaald te zijn, tenzij SOEBIT schriftelijk heeft verklaard in dit specifieke geval bereid is hiervan af te wijken.

5. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van SOEBIT is beperkt tot vervangende schadevergoeding, dat wil zeggen vergoeding van de waarde van de achtergebleven prestatie. Er dient daarbij sprake te zijn van daadwerkelijk geleden schade. Met uitzondering van hetgeen bij wet is bepaald, wordt Iedere andere aansprakelijkheid is uitgesloten. De door SOEBIT te betalen schadevergoeding zal nimmer meer bedragen dan het totaal van de op grond van de betreffende overeenkomst reeds gefactureerde en betaalde bedragen. Het bepaalde onder hoofdstuk 6 en 7 van deze algemene voorwaarden is onverminderd van toepassing.

6. Annulering of verplaatsing door Klant

1. Klant is gerechtigd de overeengekomen Opleiding (met uitzondering van examens en indien van toepassing reeds geleverde studiematerialen) geheel of gedeeltelijk te annuleren. Annulering dient te allen tijden schriftelijk te geschieden, waarbij de annuleringsdatum de datum van ontvangst is door SOEBIT van de schriftelijke annulering.
2. Klant is gerechtigd een voor een Opleiding (met uitzondering van examens) ingeschreven deelnemer te vervangen door een andere persoon, indien dit vóór aanvang van de Opleiding aan SOEBIT schriftelijk is gemeld. Aan een dergelijke vervanging zijn geen kosten verbonden. Uiteraard dient de vervangende deelnemer te voldoen aan eventuele ingangsvereisten met betrekking tot de betreffende Opleiding.
3. In het geval van een Klassikale training is Klant gerechtigd om tot uiterlijk 4 weken voor de start van de betreffende Opleiding zijn/haar deelname eenmalig, en uiteraard indien mogelijk, te verplaatsen naar een latere startdatum. Dit verzoek dient schriftelijk te worden ingediend.
4. In het geval van een In-company training is Klant gerechtigd om tot uiterlijk 4 weken voor de start van de betreffende Opleiding eenmalig, en uiteraard indien mogelijk, te verplaatsen naar een latere startdatum. Deze verplaatsing dient schriftelijk te worden aangevraagd.
5. Bij annulering van een Schriftelijke cursus tot 1 maand voor aanvang van de cursus (de door SOEBIT bevestigde startdatum) wordt slechts een bedrag van € 95,- administratiekosten in rekening gebracht. Bij annulering binnen 1 maand voor aanvang van de cursus dient het volledige bedrag te worden voldaan.
6. Bij annulering van een Klassikale training (met uitzondering van examens en indien van toepassing reeds geleverde studiematerialen) zijn de annuleringsvoorwaarden van toepassing zoals deze terug te vinden zijn op de website van SOEBIT onder het kopje Prijs / Inschrijven bij de betreffende Opleiding. Deze kunnen op verzoek worden toegestuurd. SOEBIT brengt in alle gevallen bij annulering minimaal € 95,- administratiekosten in rekening.
7. Annulering van een In-company opleiding tot 1 maand voor aanvang van de Opleiding is kosteloos, echter worden de in redelijkheid gemaakte (minimaal alle out-of-pocket) kosten wel in rekening gebracht. Bij annulering binnen 4 weken voor aanvang van de In-company opleiding wordt het volledige factuurbedrag in rekening gebracht en dient het factuurbedrag in zijn geheel te worden voldaan.

7. Wijziging dan wel annulering door SOEBIT

SOEBIT behoudt zich het recht voor om zonder opgaaf van redenen wijzigingen aan te brengen in bijvoorbeeld het cursusrooster, de cursustijden en/of de vervanging van de trainer. SOEBIT zal al het mogelijke in het werk stellen om de Opleiding conform het gepubliceerde rooster of de gemaakte afspraken te verzorgen, maar aanvaardt geen aansprakelijkheid indien een Opleiding door omstandigheden geen doorgang kan vinden of moet worden onderbroken. In een dergelijk geval zal SOEBIT al het redelijke in het werk stellen om de Opleiding te voltooien c.q. op een later tijdstip te verzorgen of een passend alternatief aan te bieden. Indien dit laatste niet mogelijk blijkt te zijn, zullen reeds betaalde cursusgelden worden gerestitueerd dan wel niet in rekening worden gebracht. Voorts behoudt SOEBIT zich het recht voor een Klassikale training wegens gebrek aan inschrijvingen te annuleren. De ingeschreven deelnemers zullen uiterlijk 5 werkdagen voor aanvang van de Opleiding van een dergelijke annulering bericht ontvangen. Reeds door Klant aangegane reis- en verblijfsverplichtingen zijn voor rekening en risico van Klant.

8. Intellectuele (eigendoms)rechten

1.    Alle intellectuele (eigendoms)rechten met betrekking tot opleidingsmateriaal, software, aanvullende documentatie en alle overige door SOEBIT in het kader van een Opleiding gebruikte en/of verstrekte documenten, materialen en informatie berusten bij SOEBIT en/of haar licentiegever(s).
2.    Het is Klant niet toegestaan de in het voorgaande lid bedoelde materialen, documenten e.d. in enigerlei vorm geheel of gedeeltelijk te vermenigvuldigen, te verspreiden of anderszins te gebruiken in strijd met de intellectuele (eigendoms)rechten van SOEBIT.
3.    De deelnemers/Klant verkrijgen individueel en ten behoeve van de Opleiding een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het opleidingsmateriaal. Onverminderd het bepaalde in de voorgaande leden is het de deelnemers/Klant aan de Opleiding toegestaan de verstrekte materialen, documenten e.d. te gebruiken in de uitoefening van hun functie en in overeenstemming met het doel van de Opleiding.

9. Toepasselijk recht en geschillen

1.    Op iedere rechtsverhouding tussen Klant en SOEBIT is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2.    Alle geschillen – daaronder tevens begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd – die naar aanleiding van een overeenkomst tussen partijen mochten ontstaan, worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.
3.    Alvorens toepassing te geven aan het bepaalde in het tweede lid, geeft de partij aan de andere partij schriftelijk te kennen, dat er sprake is van een geschil. Partijen treden daarna in overleg om te beproeven of een oplossing in der minne haalbaar is. Eerst als een dergelijke oplossing niet mogelijk is gebleken is ieder der partijen gerechtigd toepassing te geven aan het bepaalde in het tweede lid van dit artikel.

10. Online learning

1.    Ten behoeve van Online learning kan SOEBIT Klant niet-exclusieve toegang tot softwarematige programmatuur verlenen.
2.    De door SOEBIT aan deelnemers/Klant verstrekte wachtwoord(en) en/of gebruiker(s)na(a)m(en) en/of andere identificatiegegevens zijn individueel en strikt persoonlijk. Het is niet toegestaan genoemde gegevens met een derde te delen, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen tussen deelnemers/Klant en SOEBIT.
3.    De in lid 2 genoemde gegevens zijn uitsluitend bedoeld ten behoeve van Online learning. Klant zal uiterst zorgvuldig omgaan met genoemde gegevens. Klant is aansprakelijk voor (de gevolgen van) onzorgvuldig en/of onrechtmatig gebruik van de in lid 2 genoemde gegevens.
4.    Het is Klant niet toegestaan om het digitale opleidingsmateriaal te vermenigvuldigen, te verspreiden en/of openbaar te maken.

11. Verwerking (persoons)gegevens

Klant gaat ermee akkoord dat (persoons)gegevens die Klant aan SOEBIT verstrekt, zoals, maar niet beperkt tot, (werk)adresgegevens, telefoonnummers en e-mailadressen, worden verwerkt in een (deels) geautomatiseerde administratie van SOEBIT. Deze gegevens kunnen worden gebruikt ten behoeve van o.a. de klantenadministratie, het verlenen van toegang tot (online) opleidingsmateriaal en (elektronische) toezending van informatie over Opleidingen en daaraan gerelateerde producten en diensten van SOEBIT. Klant en SOEBIT zullen zich houden aan de op grond van de AVG/GDPR voor ieder der partijen bestaande verplichtingen.

Privacy Policy

Through this Privacy Policy, SOEBIT BV informs you about how your personal data is handled within our organization. If you have any questions and/or comments regarding the handling of your personal data or about this Privacy Policy, you may always contact us. You can do so by sending an email to administratie@soebit.com.

Personal Data

Which data do we process?

SOEBIT BV may process personal data about you when you make use of our services, for example when you register for a training course, request a brochure, contact us by phone or email, or visit our website. The following personal data may be processed when necessary:

• Name and initials
• Salutation
• Telephone number
• Email address
• (Postal) address

Why does SOEBIT BV process personal data?

• For registration and administrative processing of your enrollment
• To provide the training you selected (invitation, certificate, etc.)
• To deliver study materials
• For communication purposes, such as providing course information from SOEBIT BV and informing you about follow-up training or developments within the selected field
• For management and quality purposes
• In line with applicable laws and regulations: identification, fraud prevention, and other legal requirements

Do we share your personal data with others?

In some (necessary) cases, your personal data may be provided to accreditation bodies, examination organizations, or trainers. This is only done when necessary for a training. With all these parties, we conclude a data processing agreement to ensure your data is properly secured and treated confidentially.

Retention Period

Individuals registered for a training
Personal data of individuals registered for a training must be retained for 7 years after the training, due to tax legislation. If you have also subscribed to our newsletter, we will keep your name and email address until you unsubscribe.

Individuals who requested information about a training
The data of individuals who requested information will be retained for up to 12 months after the requested information has been provided.

Security

SOEBIT BV takes the protection of your personal data seriously and continuously takes appropriate technical and organizational measures to secure your personal data as effectively as possible, with the aim of preventing misuse, loss, unauthorized access, unwanted disclosure, and unlawful modification. Only authorized employees of or on behalf of SOEBIT BV have access to the server and, where necessary, to personal data. The data is stored encrypted on the server.

Cookies

Our website does not make use of cookies. Additionally, SOEBIT BV does not record data at a personal level (IP address). Cookies can be used to collect and store information about website usage or the user’s device.

Which cookies do we use?

SOEBIT BV uses analytical cookies. Functional cookies are necessary for optimal use of the website. Analytical cookies are used to analyze, among other things with Google Analytics, how many users visit the website and how the website is used. This is not tracked on a personal level (IP address), but is stored by Google on servers in the United States (see Google’s privacy policy).

Access, correction, and deletion

You have the right to access, correct, or delete your personal data, provided this does not conflict with the performance of an agreement or applicable laws and regulations. Please contact us at administratie@soebit.com. We will respond to your request within 4 weeks.

Questions or objections

If you have any questions, objections, or complaints regarding the collection of personal data and other privacy-sensitive information, you may contact us via administratie@soebit.com.

---

General Terms and Conditions SOEBIT BV

All our training courses are subject to the general terms and conditions. By registering, you agree to these terms. We therefore advise you to read them carefully before registering.

1. Definitions

In the following, the terms are defined as:

1. Training Conditions: the provisions and conditions set out in the articles below that apply to training provided by/through SOEBIT BV.
2. Customer: the (legal) entity on whose behalf SOEBIT BV provides training.
3. Training: all written/online courses and organized events issued by SOEBIT BV, including but not limited to classroom training, conferences, in-company training, seminars, masterclasses, post-HBO programs, and/or congresses.
4. Written/online course: a training format in which the participant goes through the course material at their own pace according to a prearranged schedule.
5. Classroom training: a training format in which participants from various organizations follow the same training with existing training materials and a fixed program.
6. SOEBIT BV training and/or coaching: a training format in which the training is organized in-house upon request, possibly with a customized program.
7. Online learning: a written course made available to the Customer via the internet or another electronic means.

2. General

These Training Conditions apply to all agreements concerning the provision of training by/through SOEBIT. The Training Conditions are available on the website and can be sent on request.

3. Registration and confirmation

1. Registration takes place by submitting a fully completed registration form by email, post, or the completed online form on the website. Preliminary reservations can be made by phone.
2. Upon receipt of the registration, SOEBIT sends a written confirmation of registration and an invoice. If the desired training is fully booked, this will be communicated and an alternative will be sought.

4. Prices and payment

1. All prices are exclusive of VAT and other government-imposed charges, unless stated otherwise. For classroom training, the price includes training materials, lunch, coffee/tea, and venue costs unless stated otherwise.
2. The invoice amount must be paid before the start of the training, but always within 30 days of the invoice date, unless SOEBIT has agreed otherwise in writing.

5. Liability

SOEBIT’s liability is limited to compensation for replacement damages, meaning compensation for the value of the unfulfilled performance. Actual damage must be demonstrated. Except where required by law, all other liability is excluded. Compensation shall never exceed the total invoiced and paid amounts under the relevant agreement. The provisions of Chapters 6 and 7 remain fully applicable.

6. Cancellation or rescheduling by the Customer

1. The Customer may cancel the agreed training (except exams and already delivered study materials) in whole or in part. Cancellation must always be in writing; the date of receipt determines the cancellation date.
2. The Customer may replace a registered participant with another person before the training starts, with written notice. No fee applies. The replacement participant must meet any entry requirements.
3. For classroom training, the Customer may reschedule participation once, up to 4 weeks before the start, subject to availability.
4. For in-company training, the Customer may reschedule once up to 4 weeks before the start.
5. For written courses cancelled up to 1 month before the start date, only €95 administration costs will be charged. Within 1 month, the full amount is due.
6. For classroom training, the cancellation terms listed on SOEBIT’s website under “Price / Registration” for the specific training apply. SOEBIT charges at least €95 administration costs in all cases.
7. For in-company training cancelled up to 1 month before the start, cancellation is free of charge, except reasonably incurred out-of-pocket costs. Within 4 weeks before the start, the full invoice amount is due.

7. Changes or cancellation by SOEBIT

SOEBIT reserves the right to make changes such as adjustments to schedules, times, or trainer replacements. SOEBIT will make every effort to deliver the training as planned, but accepts no liability if a training cannot take place or is interrupted. SOEBIT will attempt to complete the training at a later time or offer an alternative. If this is not possible, paid course fees will be refunded or not charged. SOEBIT may also cancel classroom training due to insufficient registrations; participants will be notified at least 5 working days before the start. Travel and accommodation costs are at the Customer’s own risk.

8. Intellectual Property Rights

1. All intellectual property rights related to training materials, software, documentation, and other materials used or provided by SOEBIT belong to SOEBIT and/or its licensors.
2. The Customer is not permitted to reproduce, distribute, or use these materials in violation of these rights.
3. Participants/Customers receive a non-exclusive, non-transferable right to use the material for the purpose of the training.

9. Applicable Law and Disputes

1. Dutch law exclusively applies to all legal relations between the Customer and SOEBIT.
2. All disputes will be submitted to the competent Dutch court.
3. Before doing so, the party raising the dispute must notify the other party in writing. The parties will then attempt to reach an amicable solution. Only if this fails may the dispute be submitted to court.

10. Online Learning

1. For online learning, SOEBIT may grant non-exclusive access to software programs.
2. Passwords, usernames, and identification details provided by SOEBIT are personal and may not be shared unless expressly agreed otherwise.
3. These details are intended solely for online learning. The Customer is responsible for careful use and any consequences of misuse.
4. Digital training materials may not be copied, distributed, or made public.

11. Processing of (Personal) Data

The Customer agrees that (personal) data provided to SOEBIT, such as (work) address details, phone numbers, and email addresses, will be processed in SOEBIT’s (partially automated) administration. This data may be used for customer administration, granting access to (online) training materials, and sending (electronic) information about training and related products and services. Both the Customer and SOEBIT shall comply with obligations under GDPR.